Guía práctica para la integración de sistemas de gestión. ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001

A Micaela, que es mi vida. Natalia Calso Morales

A mis queridos padres, in memóriam. José Manuel Pardo Álvarez

Comprender las características de cada empresa y su contexto, además de conocer los requisitos de cada sistema de gestión, es vital para llevar a cabo una buena integración.

El sistema integrado debe funcionar como un todo, aunque esté compuesto de elementos diferentes interrelacionados entre sí.

La Guía práctica para la integración de sistemas de gestión es una herramienta muy útil a la hora de gestionar tanta información. Tal y como se menciona en el libro: “La integración de sistemas es el futuro”.

Agradecimientos

Natalia Calso Morales

Mi incondicional agradecimiento a Luis Calso Fernández, un sabio, a Ángela Morales Villalobos y a Alejandro Calso Morales por su apoyo y las oportunidades que me han dado para desarrollar mi carrera profesional.

A mis amigas y colegas de profesión de Ciencias ambientales de la Universidad de Alcalá (promoción del 2000), que me guían y acompañan en mis aventuras profesionales y personales.

A todos los compañeros y compañeras de AENOR y de otras entidades con las que colaboro, grandísimos profesionales con los que he aprendido mucho y seguiré aprendiendo.

Este libro también es de todos ellos.

José Manuel Pardo Álvarez

Mi agradecimiento al personal de AENOR que ha participado en la revisión de este libro por su colaboración, a los editores por la gran profesionalidad con la que desempeñan su trabajo y por la nueva oportunidad que nos han brindando a los autores con la publicación de esta obra.

En el plano personal, mi inmensa gratitud a Sonia, que me cuida y apoya permanentemente.

Índice

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1. Integración de sistemas de gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1.1. El sistema de gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1.1.1. Sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

1.1.2. Sistema de gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.1.3. Sistema de gestión de la calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1.1.4. Sistema de gestión ambiental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

1.1.5. Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo . . . . . . . 24

1.1.6. Sistema integrado de gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

1.2. La importancia de los procesos en un sistema de gestión . . . . . . . . . . . 27

1.3. Creación de un sistema integrado de gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1.4. Perspectivas de la integración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1.4.1. Integración documental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1.4.2. Integración organizacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

1.4.3. Integración operativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1.5. Condiciones mínimas de integración y tendencias . . . . . . . . . . . . . . . . 35

2. Los requisitos de las normas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

2.1. La Estructura de Alto Nivel para las normas de sistemas de gestión . . . . 39

2.2. Clasificación de requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

3. El proyecto de integración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

3.1. Claves para el éxito del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

3.2. Creación y desarrollo del plan de integración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

FICHAS PARA LA INTEGRACIÓN DE REQUISITOS

4. Contexto de la organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

4.1. Comprensión de la organización y de su contexto . . . . . . . . . . . . . . . . 58

4.2. Comprensión de los requisitos de las partes interesadas . . . . . . . . . . . . 64

4.3. Alcance del sistema integrado de gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

4.4. El sistema integrado de gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

5. Liderazgo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

5.1. Liderazgo y compromiso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

5.2. Enfoque al cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

5.3. Política integrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

5.4. Roles, responsabilidades y autoridades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

5.5. Consulta y participación de los trabajadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

6. Planificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

6.1. Riesgos y oportunidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

6.2. Identificación y evaluación de aspectos ambientales . . . . . . . . . . . . . 118

6.3. Identificación de peligros, evaluación de riesgos laborales y planificación de acciones . . . . .. 126

6.4. Requisitos legales y otros requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

6.5. Objetivos y programas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

6.6. Planificación de los cambios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

7. Apoyo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

7.1. Recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

7.2. Infraestructura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

7.3. Ambiente para la operación de los procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

7.4. Control de los equipos de seguimiento y medición . . . . . . . . . . . . . . . 168

7.5. Conocimientos de la organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

7.6. Competencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

7.7. Toma de conciencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

7.8. Comunicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

7.9. Documentación del sistema integrado de gestión . . . . . . . . . . . . . . . . 202

8. Operación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

8.1. Planificación y control operacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

8.2. Preparación y respuesta ante emergencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

8.3. Requisitos para los productos y servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

8.4. Diseño y desarrollo de productos y servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

8.5. Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

8.6. Identificación y trazabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

8.7. Propiedad de clientes o de proveedores externos . . . . . . . . . . . . . . . . 252

8.8. Preservación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

8.9. Actividades posteriores a la entrega . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

8.10. Liberación de los productos y servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

9. Evaluación del desempeño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

9.1. Seguimiento, medición y análisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

9.2. Satisfacción del cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

9.3. Auditoría interna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

9.4. Revisión por la dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

10. Mejora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

10.1. Incidentes, no conformidades y acciones correctivas . . . . . . . . . . . . . 292

10.2. Mejora continua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Resumen y conclusiones finales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Referencias bibliográficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Sobre los autores............................................. 309